TOPLANTI/ETKİNLİK/ORGANİZASYON KATILIMCILARI AYDINLATMA METNİ

DIŞ EKONOMİK İLİŞKİLER KURULU
KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI VE İŞLENMESİNE İLİŞKİN
TOPLANTI/ETKİNLİK/ORGANİZASYON KATILIMCILARI AYDINLATMA METNİ

1. Amaç

Dış Ekonomik İlişkiler Kurulu ( "DEİK" veya "Kurum" ), toplantı, etkinlik ve organizasyon katılımcılarına ait kişisel verilerin 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ( "KVKK" ) ve sair mevzuat hükümlerine uygun şekilde işlenmesini amaçlamaktadır.

Toplantı/etkinlik/organizasyon katılımcısı olmanız sebebiyle Kurumumuza bildirdiğiniz/bildireceğiniz ve/veya Kurumumuzca haricen herhangi bir yoldan temin edilen kişisel verilerinizin DEİK tarafından "Veri Sorumlusu" sıfatıyla,

  • İşlenmelerini gerektiren amaç çerçevesinde ve bu amaç ile bağlantılı, sınırlı ve ölçülü şekilde,
  • Kurumumuza bildirdiğiniz veya bildirildiği şekliyle kişisel verilerin doğruluğunu ve en güncel halini koruyarak,
  • KVKK'da öngörülen şartlarla işleneceğini bildiririz.

Aydınlatma Metni ile DEİK tarafından yürütülen faaliyetlerin KVKK'da yer alan ilkelerle uyumlu olarak sürdürülmesi ve geliştirilmesi benimsenmiştir.

2. Toplantı/Etkinlik/Organizasyon Katılımcılarının Kişisel Verilerinin Toplanması ve Usulü

DEİK, kişisel verilerinizi işbu Aydınlatma Metni'nde belirtilen amaçlar doğrultusunda işleyecektir. Kişisel verilerinizin işlenme amacında herhangi bir değişiklik olması halinde işbu Aydınlatma Metni DEİK tarafından güncellenerek ayrıca yayınlanacaktır.

DEİK tarafından toplanan ve kullanılan, toplantı, etkinlik ve organizasyon katılımcılarına ait kişisel veriler özellikle şunlardır:

  • Ad-soyad, adres, doğum yeri-tarihi, eğitim bilgileri, e-posta adresi, faks, fotoğraf, cep telefonu numarası, imza, miles & smiles kart numarası, özgeçmiş bilgileri, pasaport bilgileri ve pasaport fotokopisi, plaka, TC Kimlik numarası, uyruk ve unvan.

Kurumumuz, tarafımıza ibraz etmiş olduğunuz verileri, fiziksel veya elektronik ortamda elde edilen her türlü bilgi belge ve doküman aracılığı ile ve kanunlarda öngörülen nedenlerle fiziksel veya elektronik ortamlar aracılığıyla toplamaktadır.

3. Kişisel Verilerin İşlenme Amaçları ve Hukuki Sebepler

Kişisel verileriniz, yürürlükteki mevzuata ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu'na uygun olarak aşağıdaki amaçların gerçekleştirilmesi için otomatik olan ya da otomatik olmayan yöntemlerle, KVKK'nın 5. ve 6. maddelerinde yer alan hükümlere uygun olarak, kanunlar tarafından açıkça öngörüldüğü hallerde, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması halinde, Kurumumuzun hukuki yükümlülüklerine yerine getirmesi amacıyla, bir hakkın tesisi, kullandırılması veya korunması amacıyla veya ilgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla DEİK'in meşru menfaatleri gereği işlenmektedir.

Kişisel verileri işleme amaçları aşağıdaki şekilde olup, Kurum politikaları ve mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerimiz doğrultusunda güncellenebilecektir:

  • Etkinlik/organizasyon katılımcıları için ulaşım ve konaklama süreçlerinin yürütülmesi,
  • Etkinlik ve organizasyonların düzenlenmesi ve davet gönderilmesi,
  • Heyet toplantılarının organize edilmesi,
  • İletişim süreçlerinin yürütülmesi ve iletişim bilgilerinin güncellenmesi,
  • İş forumları, devlet kurumları ziyaret ve etkinliklerinin düzenlenmesi ve yönetilmesi,
  • AB kurumları ile toplantı süreçlerinin yürütülmesi,
  • Yürütme kurulu üyeleri arasında iletişimin ve bilgi paylaşımının sağlanması amacıyla işlenmektedir.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işleme amacının ortadan kalmasına kadar geçecek olan makul süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4. Kişisel Verilerin Üçüncü Kişilere Aktarılması

Kişisel veri aktarımlarında uygulanacak usul ve esaslar KVKK'nın 8. ve 9. maddelerinde düzenlenmiş olup, ilgili kişinin kişisel verileri ve özel nitelikli kişisel verileri yurt içinde bulunan üçüncü kişilere aktarılabilmektedir.

Kişisel verileriniz, AB kurumları ile yapılan toplantılar nedeniyle şeffaflık kuralları ve güvenlik gerekçesiyle yurtdışındaki ilgili kurum ve kuruluşlara, talep halinde bilgi verilmesi amacıyla heyet toplantısına katılacak üyeler ve diğer katılımcılara, yürütme kurulu üyelerinin iş yapabilmesi için bilgi paylaşılması amacıyla yürütme kurulu üyeleri, resmi kurum ve kuruluşlar ve yurtdışı muhatap kurumlara, iş forumları/resmi kurum ziyaretleri gibi etkinliklerin organize edilmesi ve yürütülmesi amacıyla yurtiçi ve yurtdışındaki ilgili resmi kurumlara, etkinlik ve organizasyon süreçlerinin yürütülmesi kapsamında ulaşım ve konaklama işlemlerinin yapılması amacıyla ilgili tedarikçi firmaya ve sunucu hizmeti alınması nedeniyle yurtiçi ve yurtdışında bulunan sunuculara aktarılmaktadır.

5. Sahip Olduğunuz Haklar

KVKK'nın 11. maddesi uyarınca, DEİK'e başvurarak kişisel verileriniz hakkında aşağıdaki konulara ilişkin taleplerde bulunabilirsiniz:

  • Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme,
  • Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
  • Kişisel verilerinin işlenme amacı ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
  • Kişisel verilerinin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri öğrenme,
  • Kişisel verilerinin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde bunların düzeltilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • Kişisel verilerinin işlenmesini gerektiren sebeplerin ortadan kalkması halinde bunların silinmesini, yok edilmesini veya anonim hale getirilmesini isteme ve bu kapsamda yapılan işlemin kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
  • İşlenen kişisel verilerinin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle veri sahibinin aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
  • Kişisel verilerinin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme.

DEİK, KVKK'dan doğan taleplerinizi "İlgili Kişi Başvuru Formu" aracılığıyla gerçekleştirecektir. DEİK, KVKK'nın 13. maddesine uygun olarak, başvuru taleplerinizi, talebin niteliğine göre ve en geç 30 (otuz) gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandıracaktır. Talebin reddedilmesi halinde, ret nedeni/nedenleri tarafınıza yazılı olarak veya elektronik ortamda gerekçeleriyle bildirilir.

İşbu Aydınlatma Metni, gerekli görüldüğü hallerde Kurumumuz tarafından revize edilebilir. Revizyonun söz konusu olduğu hallerde ise, bu hususa ilişkin olarak tarafınıza bilgilendirme yapılacaktır.